Klanten
Stand van zaken per klant: laatste gesloten maand, resultaat en wat opvalt.
Winst- en verliesrekening
Omzet en resultaat per maand
Realisatie tegen budget en vorig jaar.
Signalen
Wat aandacht vraagt.
Toelichting bij dit maandrapport
Deze tekst komt in de pdf en in de mail aan de klant.
Facturatie
Verrichtingen uit de urenregistratie controleren en
klaarzetten voor Exact Online.
Abonnementen & onboarding
Onboarding eenmalig bij de start, het abonnement naar rato in
de startmaand en daarna elk jaar per 1 januari, en de naverrekening op het
werkelijke aantal medewerkers. Klik op een klantnaam voor de relatiekaart.
Dashboard
Gefactureerd per maand
Vastgelegde rondes naar Exact, alle soorten samen (bedrag excl. btw).
Contracten per pakket
Actieve contracten, medewerkers dit jaar en de jaarwaarde van het abonnement.
Naverrekening
Werklijst
Alles wat nog gedaan moet worden, belangrijkste eerst: aanvullen,
factureren, aantallen opvragen. Het werkelijke aantal vult u direct in de regel in.
Onboarding uit de Excel-lijst
Tussenfase: de lijst met nieuwe klanten inlezen en de
onboarding (eenmalig, los van het pakket) naar Exact zetten. Onvolledige
regels blijven hier staan tot ze zijn aangevuld.
Eerder vastgelegd
Onboardingrondes die naar Exact zijn gegaan.
Abonnementen
Voorschot per jaar en naverrekening op het werkelijke aantal.
Per klant per jaar
Voorschot en naverrekening naast elkaar, met het artikel waarop
elk deel in Exact landt. Een naverrekening zonder werkelijk aantal staat nog open.
Factureren
Eerder vastgelegd
Contracten
Klik op een contract om het te wijzigen of de aantallen per
jaar te zien; klik op de naam voor de relatiekaart.
Ouderdom van het openstaande saldo
Gerekend vanaf de vervaldatum.
Vandaag opvolgen
Aantekeningen met een opvolgdatum die is bereikt.
Debiteuren
Wie het langst openstaat, staat bovenaan.
Consolidatie
Meerdere entiteiten als één geheel.
Geconsolideerde winst- en verliesrekening
Een kolom per entiteit, dan de eliminaties, dan het totaal.
Geconsolideerde balans
Standen per einde periode, na eliminatie van de onderlinge posities.
Toelichting en signalen
Wat een controller moet weten voordat hij de kring rapporteert.
Zo komt het tot stand
Van de losse administraties naar het geconsolideerde beeld: de
entiteiten, de eliminaties en het resultaat.
Wie hoort waar bij
Alle klanten met de kring waarin ze meetellen. Wie nergens bij
hoort, rapporteert alleen op zichzelf.
Grootboek
Per rekening wat uit de boekhouding komt (bron), wat u bijstelt
(correctie) en wat er uiteindelijk telt. Klik op ▸ voor de boekingen. De bron blijft
altijd staan; corrigeren kan per maand.
Toelichting
Klik op een rubriek of rekening om er een
toelichting bij te schrijven.
Managementsamenvatting
Komt in de pdf en de mail.
Twaalf maanden naast elkaar
Elke rekening over het hele jaar, om te controleren of alles
geboekt is. Een rekening die in mei niets heeft terwijl hij in april en juni
wél loopt, krijgt een merkje.
Maandafsluiting
Afsluitposten bovenop de boekhouding: nog te ontvangen facturen,
reserveringen en de omzet gelijk aan het partijresultaat. U legt per post een
stand vast; de app boekt het verschil met de vorige maand, met een
tegenboeking op de balans. De boekhouding zelf blijft onaangeroerd.
Wat er in de cijfers verandert
Per rekening de stand en het effect in deze maand (stand min de stand
van de vorige maand). Een overlopende post die niet opnieuw wordt opgegeven, valt
hier terug.
GreenCommerce inlezen
Twee exports: de niet-gefactureerde elementen (inkooporders,
transport, overig — kolom GefactureerdBedragVerschil) worden per grootboekrekening
een post nog te ontvangen facturen; het partijresultaat (BI, cumulatief) dient
om de omzet gelijk te trekken en de marge aan te sluiten. Een werkmap met meerdere
tabbladen mag ook.
Marge per maand en aansluiting
Omzet, kostprijs en brutomarge per maand — uit de boekhouding en
na de afsluitposten — naast het partijresultaat uit GreenCommerce. Zo ziet u of een
maand af is en of hij aansluit op wat de handel zelf rapporteert.
Standen per categorie
De 'potjes' over het jaar: per categorie de opgegeven stand per maand.
Winst- en verliesrekening
Verdeling
Waar het geld heen gaat en waar het vandaan komt. Klik op een regel voor de boekingen.
Twaalf maanden naast elkaar
Om te zien of er niets ontbreekt: een maand zonder huur of
verzekering valt hier meteen op. Lege maanden tússen boekingen door krijgen
een merkje.
Verloop per maand
Aangifte
Opbouw voorbelasting (5b)
Omzetverhouding
Aansluiting met de btw-rekeningen
Transacties per btw-rekening, de aangiften die al in de administratie
staan en de niet-verrekenbare btw die nog als memoriaal geboekt moet worden.
Het jaar per kwartaal
Zoals deze module het nu berekent, naast wat er al is ingediend.
Instellingen
Welke omzet belast of vrijgesteld is, en hoe kosten zonder
kostendrager meetellen. Kostendragers uit Exact (51/52/53) gaan voor de standaard per
rekening. Alleen wat u wijzigt wordt bewaard.
Liquiditeit per maand
Stand van de
bankrekeningen aan het eind van elke maand, en de mutatie in die maand.
Kasstroomoverzicht
Indirecte methode: van resultaat naar de mutatie van de liquide
middelen. Het overzicht sluit altijd op de bank.
Crediteuren
Saldo per leverancier op de crediteurenrekeningen, uit de
boekhouding. Klik op een leverancier voor de boekingen.
Budget opstellen
Begroot per rapportregel per maand. Kosten voer je in als negatief bedrag; de app rekent daarmee door in het maandrapport.
Wijzig een cel en sla op; lege of 0-cellen worden verwijderd.
Overzicht (Excel) — regelindeling
Het Excel-overzicht (resultaat per maand met totaal, begroting ultimo en afwijking, plus de
balans) volgt deze regels, in drie secties: omzet, personeelskosten en overige kosten. Begin een
regelnaam met een code ("15 Abonnementen") voor een eigen codekolom.
Rekeningen noteer je als
892000, een bereik 892200-892220,
een voorvoegsel 8922* of een rapportregel groep:3; de meest precieze notatie wint.
Zonder eigen regels gelden de rapportregels.Begroting per regel
Een regel met alleen
groep:-verwijzingen gebruikt het budget hierboven.
Andere regels krijgen hun begroting uit een eigen bestand: download het sjabloon, vul het in
(omzet en kosten positief) en lees het in.Prognose voor de rest van het jaar
Realisatie t/m de laatste gesloten maand plus een verwachting voor de maanden daarna. Het maandrapport toont dit als prognose jaartotaal.
Vennootschapsbelasting — indicatie in het rapport
Zolang de Vpb niet geboekt is, toont het rapport een indicatie onder de winst- en
verliesrekening (t/m de maand en voor het prognosejaar). Vul één keer het verrekenbare verlies
per 1 januari in uit de aangifte; de app rolt het daarna zelf door. Een fiscale correctie is het
verschil tussen fiscale en commerciële winst over het jaar (bijv. niet-aftrekbare kosten).
Maandrapport mailen
Standaard alle contactpersonen die het rapport ontvangen.
Placeholders: {klant} {contact} {maand} {jaar} {omzet_ytd} {resultaat_ytd} {ebitda_ytd} {liquiditeit} {debiteuren} {toelichting} {kerncijfers} {adviseur}
Mailserver
De uitgaande mailserver voor rapport- en signaalmails. SMTP is de gewone route;
Microsoft 365 kan ook app-only via Graph, dan is er geen wachtwoord nodig.
Wachtwoord en secret gaan versleuteld de database in.
Verzendlog
Standaardteksten
Deze teksten worden voorgevuld bij het mailen. Aanpassen geldt voor alle klanten (of maak er een klantvariant van).
Boekhoudkoppelingen
Per administratie van deze klant. Tokens staan versleuteld opgeslagen.
Bestand inlezen
Kolommenbalans of mutatiestaat uit elk boekhoudpakket (.xlsx of .csv). De app herkent de kolommen zelf.
Automatisch bijwerken
Wanneer haalt de app de boekhouding op, en wanneer gaat het maandrapport automatisch naar de klant?
Laatste synchronisaties
Grootboek naar rapportregel
De app wijst rekeningen automatisch toe op nummer en naam. Klopt iets niet, zet het hier vast — dat blijft staan bij elke volgende synchronisatie.
Klantgegevens
Naam, contactpersoon en adviseur; de contactpersonen hieronder krijgen de rapportmail.
Wat ziet de klant
De pagina's die een klantgebruiker van deze klant in zijn menu
krijgt. Facturatie staat standaard uit — dat is adviseurswerk — maar u kunt
het aanzetten voor een klant die zijn eigen ronde draait. Pagina's die alleen
bij de adviseur horen (Portefeuille, Grootboek, Maandafsluiting, Consolidatie,
Mailen, Koppelingen, Toewijzing en Beheer) staan hier niet tussen.
Contactpersonen
Huisstijlen (white-label)
De omgeving kan zich per klant in een andere huisstijl tonen — in de
webinterface, de pdf én de mail. Koppel een klant aan een huisstijl bij de
klantgegevens hierboven. Met een eigen domein (bijvoorbeeld cijfers.klant.nl)
ziet de klant zijn huisstijl al op het inlogscherm.
Gebruikers
Adviseurs zien alle klanten; een klantgebruiker ziet alleen de eigen cijfers en geen beheer.
Mijn beveiliging
Tweestapsverificatie met een authenticator-app. Bij het
inloggen vraagt de app dan om een code die elke 30 seconden verandert.